В наш век вычислительных мощностей и интеллектуальных систем автоматизации большинство управленческих и организационных решений по-прежнему принимаются человеком, чаще всего - коллегиально. Получается, компьютеры компьютерами, а человеческое общение, как и прежде, играет в менеджменте важную роль. Вернее, компьютеры и различного рода цифровые устройства как раз и призваны облегчить и сделать более удобным общение межличностное.

Речь сегодня пойдет именно об IT-обеспечении переговоров, совещаний, презентаций. Системам видеоконференций уже была посвящена отдельная статья, сейчас же мы остановимся на вопросах оснащения переговорных комнат - каким образом обустроить их для своих задач оптимальным способом, не приравнивая понятия "оптимальный" и "дешевый", то есть беря в рассмотрение весь спектр решений, а выбор оставим конкретному руководителю.

Общие соображения

На первый взгляд это может показаться странным, но переговорные комнаты на поверку частенько оказываются в принципе мало приспособленными для информатизации. Однако, если подумать хорошенько, причины такой ситуации становятся понятными. Главная из них заключается в следующем. При проектировании офиса организации зачастую сталкиваются с проблемой нехватки пространства. В результате под "второстепенные" нужды отводят помещения по остаточному принципу (или не отводят вообще). Очевидно, что по мере роста учреждения его потребность в комнате для совещаний или переговоров только увеличивается, а места по-прежнему нет.

Так или иначе, перед началом процесса обновления комнаты для совещаний убедитесь в том, что оно того стоит. Любая техника требует дополнительного пространства, и, если его не хватает изначально, цель повышения удобства и интенсивности переговорного процесса может и не быть достигнута. Поскольку данный вопрос мы считаем принципиальным, в дальнейшем каждый вариант обустройства переговорной мы будем рассматривать и с этой точки зрения.

Что еще нужно знать о переговорной заранее? То, что здесь потребуется весь набор современных коммуникаций (далее мы будем полагать это само собой разумеющимся). Прежде всего это телефонная линия, а может быть, сразу несколько, если предполагается интенсивный телефонный обмен. Подводить Интернет лучше проводной (обеспечивая при этом избыточность), поскольку может понадобиться высокая скорость, а точку доступа Wi-Fi сделать в самой комнате для гостей и нетребовательного к трафику оборудования. Администраторам локальной сети учреждения следует помнить, что потребности в интернет-доступе при проведении мероприятий разнообразны и непредсказуемы, поэтому не следует усердствовать, "зажимая" трафик строгими правилами, - пусть он будет максимально свободным, насколько это позволяется внутренними нормами безопасности. В противном случае в самый неподходящий момент вы рискуете столкнуться с ситуацией, когда все вроде нормально, а какой-то очень нужный вид связи не работает.

Примечание. Любая техника требует дополнительного пространства, и если его не хватает изначально, цель повышения удобства и интенсивности переговорного процесса может и не быть достигнута.

Отдельный (и непростой) вопрос - обеспечение сотовой связи в переговорной. Ситуация, когда в неудачно расположенном помещении отсутствует уверенный прием в какой-то из сотовых сетей, - явление, к сожалению, довольно обычное, особенно если это цокольный этаж, старый дом с толстыми стенами, неровности рельефа и т.д. В том случае, если категорически обязательно присутствие конкретного оператора в конкретной точке, стоит начать с ним переговоры - возможно, он решит проблему с меньшими затратами и усилиями. Вам в любом случае это решение обойдется значительно дороже.

Проектор: за и против

С чем прежде всего ассоциируется у вас комната для совещаний? Наверняка с белой доской и фломастерами и почти наверняка - с проектором и экраном на стене. Действительно, проектор - самый популярный способ формирования изображения во время подобного рода мероприятий. Но не безальтернативный.

Если говорить коротко, цифровой проектор - это маленький ЖК-телевизор, через который пропускают мощный поток света так, что изображение этого телевизора оказывается спроецированным на экран. Устройства подобного рода применяются давно, хорошо себя зарекомендовали, область их применения в настоящий момент чрезвычайно широка - от домашних кинотеатров до огромных конференц-залов. В зависимости от назначения изменяются и размеры устройства, и его световая мощность. Для наших задач, очевидно, подойдет что-то среднее по всем параметрам, включая цену: логично предположить, что от офисного проектора никто не будет требовать фантастической цветопередачи или иных выдающихся характеристик.

В качестве источника сигнала для проектора обычно используется ноутбук или (реже, поскольку занимает слишком много места) обычный персональный компьютер. Поскольку собственное разрешение проектора невелико, высококачественного цифрового видеосигнала ему не требуется, зачастую обходятся аналоговым сигналом - такой видеовыход (на монитор) есть у любого ноутбука, даже самого маленького. Проектор оснащается большим разнообразием различных видеовходов, так что источником может служить и медиацентр, и видеопроигрыватель любого типа, и почти любое другое, более экзотическое, оборудование.

Как расположить зрителей относительно проецируемого изображения? Эмпирическим путем была выведена формула, что комфортное расстояние между смотрящим и экраном должно составлять не менее двух и не более шести высот картинки. То есть, если изображение имеет высоту один метр, места для зрителей должны быть расставлены между отметками 2 и 6 м. Это накладывает определенные ограничения на планировку помещения. Скажем, если переговорная имеет удлиненную форму, проектор придется ставить поперек нее, а зрители будут вынуждены выворачивать шеи, чтобы посмотреть на экран.

Таким же опытным путем определены параметры светимости проектора. Считается, что в затемненном помещении на квадратный метр экрана должны падать не менее 350 люменов, а затемнять комнату все-таки надо не только для того, чтобы сэкономить на мощности проектора, но и для более естественного отображения картинки.

В последнее время все большее распространение получают "умные" комплексы (проектор + экран-доска), позволяющие обходиться без фломастеров и рисовать непосредственно на проецируемом слайде. Изначально создававшиеся для школ и учебных заведений, такие системы сейчас постепенно устанавливаются и в переговорных, где интенсивность совместной работы особенно велика. Управляется весь комплекс с помощью программного обеспечения, установленного на ноутбуке. К ноутбуку же подключена вся периферия. Умные комплексы можно приобрести в соседнем с нами здании под вывеской кухни в иванове.

Телевизоры и мониторы, один и много

Идея использовать вместо проектора жидкокристаллический или плазменный монитор (телевизор) большой диагонали, наверное, не покажется вам сильно креативной, но, пока руководство предпочитает оригинальные решения проверенным, мы не можем ее не рассмотреть.

Примечание. Считается, что в затемненном помещении на квадратный метр экрана должны падать не менее 350 люменов. Затемнение же комнаты - мера необходимая, поскольку картинка при этом отображается более естественно.

В настоящее время максимальная диагональ плазменной панели, продающейся в наших магазинах, составляет 65 дюймов (165 см.), а стоимость 50-дюймовой панели примерно равна цене необходимого для переговорной проектора. 50 дюймов (127 см.) - вполне достаточный размер для не очень большого помещения. При этом монтажные издержки будут меньше (не надо искать место, куда ставить проектор), однако ограничения по размещению зрителей, конечно, остаются. Прежде всего это минимальные расстояния, необходимые для комфортного восприятия изображения. Картинка по сравнению с проекторной, безусловно, будет ярче и контрастнее. Однако целесообразность использования плазменной панели зависит от двух вопросов: насколько данные характеристики востребованы при проведении мероприятий и не вредит ли зрению яркость картинки, если мероприятия с использованием панели проводятся регулярно.

Мониторы большой диагонали лучше подключать к компьютеру с помощью цифрового интерфейса, например HDMI: их высокое разрешение требует качественного источника сигнала. Интерфейс HDMI сейчас по-прежнему встраивается не во все видеокарты и далеко не во все ноутбуки, поэтому к приобретению обслуживающего переговорную ПК следует отнестись ответственно.

Отдельный интерес представляет вариант использования нескольких мониторов/телевизоров меньшей диагонали, распределенных по комнате и показывающих идентичную картинку. Количество мониторов определяется технологией подключения к компьютеру, а также используемыми средствами и может быть довольно большим. Такую схему стоит иметь в виду, если необходимо оснастить средствами визуализации комнату с длинным столом без смены обстановки и с бюджетными затратами. В качестве этих самых средств могут выступить и ноутбуки - данную схему мы часто видим на заседаниях органов власти, правда, бюджетной ее уже не назовешь. Управляются ноутбуки с одного головного компьютера, все остальные их функции можно заблокировать: по функционалу программа управления похожа на те, которые используются в школьных компьютерных классах.

Как уже говорилось, преимущество схемы с несколькими мониторами в ее экономичности. Мониторы ходовых диагоналей весьма дешевы. Так, по цене одного 50-дюймового телевизора можно купить десять 22-дюймовых! В качестве разветвителя сигнала можно использовать пассивное устройство, оно также недорого, правда, как и любая экзотика, проблематично (но не безнадежно) в покупке.

Вообще, если говорить о средствах визуализации, стоимость решений может сильно варьироваться. Не стесняйтесь запрашивать различные конфигурации оборудования, и вы непременно найдете вариант на свой вкус и бюджет.

Звук и конференц-связь

Переговорные комнаты обычно невелики по размерам, поэтому потребности в усилении голосов обычно не возникает. Существует, впрочем, один "экзотический" вариант применения конгресс-систем в переговорных, который может заинтересовать некоторых руководителей. Речь идет о записи совещаний в аудиоформате для последующего архивирования и прослушивания. Такой функционал действительно имеет место, при потребности предлагаем им воспользоваться.

Гораздо чаще возникает необходимость сопровождать совещание переговорами с удаленными собеседниками посредством телефонной связи, и к этому надо быть готовым. Поэтому, оставив за скобками, как и договаривались, видеоконференции, поговорим о конференциях голосовых.

Примечание. Если в конференции участвует с вашей стороны пять и более человек, лучше применять специальный конференц-телефон с микрофоном, приспособленным для этих целей. Такой микрофон имеет круговую зону охвата, повышенную чувствительность и функцию фильтрации шумов.

Сложность оборудования для телефонных конференций зависит прежде всего от количества человек, участвующих в них с вашей стороны. Если речь идет об одном-двух участниках, будет достаточно обычного телефона, имеющего режим громкой связи (слушать переговаривающиеся стороны могут все желающие без ограничений). Для группы в пять человек или немного больше лучше применять специальный конференц-телефон, обладающий приспособленным для таких целей микрофоном с круговой зоной охвата, повышенной чувствительностью и функцией фильтрации шумов. Наконец, большой коллектив придется обслуживать системой, состоящей из нескольких микрофонов (могут подключаться к тому же конференц-телефону).

Вопрос обеспечения переговоров телефонной связью слишком велик для краткого изложения, его следует рассматривать в рамках общей проблемы телефонизации офиса учреждения. Очевидно, что продолжительность разговоров при проведении мероприятий будет весьма большой, поэтому имеет смысл рассмотреть вариант подключения переговорной к системе VoIP-телефонии, даже если вся остальная организация пользуется обычной аналоговой (наверняка найдутся и другие многоговорящие абоненты, перевод которых на VoIP принесет ощутимую экономию). Многие конференц-телефоны предполагают подключение непосредственно к цифровой сети, в случае использования аналогового оборудования потребуется дополнительный VoIP-шлюз.

Обустройство комнаты для совещаний - не слишком сложная процедура в техническом отношении, с ней отлично справятся собственные IT-специалисты учреждения без посторонней помощи. По большому счету трудностей не должно возникать и в процессе эксплуатации переговорной комнаты. Даже технически не продвинутые специалисты могут справиться со всеми возникающими задачами, если "айтишники" составят им памятку вида "сделай то-то - должно получиться так-то". Особое место в этой памятке следует уделить проектору (при его наличии). Дело в том, что именно проектор нуждается в бережном обращении, до некоторых нюансов которого трудно дойти своим умом.

Конечно, нельзя измерить, насколько окупаются вложения в организацию рабочего процесса. Когда рутинный, знакомый до боли процесс удается обновить, привнести в него современные средства, простое человеческое удовлетворение тоже дорогого стоит и может оказаться сильным толчком к изменениям, тем более что стоимость этих изменений при желании удается минимизировать.

 

В.Б. Сорокин